Расчёт аванса по зарплате в 2026 году: как посчитать и удержать НДФЛ

Первая половина месяца закрыта, а бухгалтер снова считает, кому и сколько перечислить до 30-го числа — и здесь важно не ошибиться ни в сумме, ни в налоге. Грамотный расчёт аванса по зарплате напрямую влияет на то, не придёт ли потом требование из налоговой и не будет ли работник жаловаться на «урезанную» выплату. В этой статье разберём, как законно определить размер первой части зарплаты, когда и как удерживать НДФЛ с аванса по новым правилам и как автоматизировать всю рутину, чтобы не сверять табели вручную. Материал будет полезен бухгалтеру расчётной группы и финансовому директору, который отвечает за платёжную дисциплину. Отдельно покажем, как электронный кадровый документооборот снимает с расчётчика часть ручной работы — от табелей до расчётных листков.

Почему аванс нельзя платить «на глаз»

Трудовой кодекс требует выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), поэтому аванс — это не добрая воля работодателя, а обязательная первая часть заработка за фактически отработанное время. Роструд и Минтруд последовательно указывают: размер первой выплаты должен соответствовать тому, что человек реально наработал с 1-го по 15-е число, включая надбавки и доплаты, которые можно посчитать на эту дату. Платить фиксированные «40% от оклада» всем подряд рискованно: если сотрудник отработал больше, вы недоплатили, а недоплата зарплаты — это основание для претензий трудовой инспекции и процентов по ст. 236 ТК РФ.

Поэтому корректный подход — считать первую часть от фактически отработанных дней. Для этого нужны выверенные табели, актуальные оклады и сведения об отсутствиях (отпуска, больничные, командировки). Когда всё это разбросано по бумажным журналам и почте, ошибка почти неизбежна. Если же табели учёта рабочего времени согласуются и подписываются в электронном виде, расчётчик берёт готовые данные и не тратит день на сверку — это одно из ощутимых преимуществ перевода кадровых процессов в цифру.

Как считать первую часть зарплаты и удерживать НДФЛ

Разберёмся, как рассчитать аванс от зарплаты. Базовая логика такая: берём оклад, делим на норму рабочих дней месяца по производственному календарю, умножаем на количество дней, отработанных в первой половине месяца, и прибавляем доплаты, которые уже известны. Из полученной суммы удерживается налог — и вот здесь с 2023 года действуют новые правила.

Раньше НДФЛ с аванса не удерживался, налог считали один раз по итогам месяца. Теперь датой получения дохода в виде зарплаты считается день выплаты, поэтому НДФЛ удерживается и с первой, и со второй части. Фактически тема «аванс по зарплате ндфл» стала обязательной частью каждого расчёта: при выплате аванса бухгалтер удерживает налог сразу, а дальше ориентируется на сроки перечисления и уведомления по единому налоговому счёту. Именно поэтому «чистая» сумма к выдаче за первую половину месяца теперь меньше, чем была при старом порядке, и работникам это стоит объяснять заранее, чтобы не было вопросов.

Эксперт компании «Добыто», специалист по расчётам с персоналом: «Самая частая ошибка — считать аванс как процент от оклада и забывать про удержание налога с первой выплаты. Мы советуем привязывать расчёт к фактически отработанным дням из электронного табеля: тогда сумма всегда защищена перед проверкой, а сотрудник видит прозрачный расчётный листок в личном кабинете и не приходит выяснять, куда делись деньги.»

Что автоматизировать, чтобы не считать вручную

Расчёт — это вершина айсберга. Под ней лежат табели, приказы, отпуска и справки, из-за которых расчётная группа и тонет в рутине. Электронный кадровый документооборот закрывает эти участки и напрямую разгружает бухгалтерию. Вот что реально экономит время расчётчика:

• Подписание табелей учёта рабочего времени в электронном виде — данные о фактически отработанных днях приходят выверенными и вовремя, без беготни за подписями руководителей.
• Просмотр расчётных листков и подтверждение ознакомления — работник видит начисления и удержания в кабинете, а бухгалтерии не нужно печатать и раздавать листки на бумаге.
• Заказ справок (2-НДФЛ и др.) из личного кабинета — сотрудник запрашивает документ онлайн, он формируется и подписывается автоматически, снимая с расчётной группы поток однотипных обращений.
• Автозаполнение полей из учётной системы — оклад, подразделение, даты и номера подставляются автоматически, что убирает описки в суммах.
• Двусторонняя интеграция с 1С:ЗУП — данные из 1С заполняют документы, а подписанные возвращаются обратно, поэтому не нужно дублировать ввод в двух системах.

Отдельно стоит выделить единое окно для обращений к HR, бухгалтерии и IT: когда работник задаёт вопрос про аванс или удержание там же, где смотрит листок, поток разрозненных писем в бухгалтерию заметно падает. А поддержка всех видов подписей (УКЭП, УНЭП и ПЭП) под разные документы делает электронные табели и листки юридически равнозначными бумажным, что важно на случай спора о выплате.

Как настроить расчёт аванса без ошибок: пошаговая инструкция

Частые вопросы

Какого числа платить аванс и вторую часть зарплаты?

Конкретные даты работодатель устанавливает сам в правилах внутреннего распорядка, коллективном или трудовом договоре, но с двумя ограничениями: между выплатами не больше полумесяца, а каждая часть выплачивается не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. То есть аванс за первую половину месяца — не позднее 30-го числа текущего месяца, а окончательный расчёт — не позднее 15-го числа следующего. В сервисе Добыто приказы и уведомления о сроках выплат можно разослать всему штату с фиксацией ознакомления.

Удерживается ли НДФЛ с аванса в 2026 году?

Да. С 2023 года датой получения дохода в виде зарплаты считается день фактической выплаты, поэтому налог удерживается и с аванса, и с окончательного расчёта. Это значит, что сумма к выдаче за первую половину месяца уменьшается на налог. Расчётные листки в сервисе Добыто показывают удержание прозрачно, и работник видит, почему «на руки» приходит именно столько.

Можно ли платить фиксированный процент от оклада?

Формально сумму первой части закон не привязывает к проценту, но она должна соответствовать фактически отработанному времени. Фиксированный процент опасен тем, что при переработке в первой половине месяца вы недоплатите, а это уже нарушение. Безопаснее считать от отработанных дней по табелю — электронные табели в Добыто дают для этого выверенные данные без ручной сверки.

Как объяснить сотрудникам, почему аванс стал меньше?

Проще всего показать расчёт: раньше налог удерживали один раз в конце месяца, теперь — с каждой выплаты, поэтому первая часть визуально «похудела», хотя в сумме за месяц человек получает столько же. Личный кабинет с расчётными листками и единое окно для вопросов к бухгалтерии в Добыто снимают большую часть таких обращений, потому что сотрудник видит все начисления и удержания сам.

Нужно ли распечатывать расчётные листки, если есть КЭДО?

Нет. Статьи 22.1–22.3 ТК РФ разрешают формировать и хранить документы, связанные с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге. Расчётный листок работник получает и подтверждает его получение в кабинете, а факт ознакомления фиксируется в журнале событий. Это избавляет бухгалтерию от печати и раздачи листков вручную.

Корректный аванс — это не только про формулу, но и про порядок в данных: выверенные табели, прозрачные листки и автоматическое удержание налога. Перевести эти процессы в цифру, разгрузить расчётную группу и убрать бумажные листки можно уже сейчас — достаточно подключить сервис на dobyto.ru и настроить интеграцию с 1С:ЗУП.